Коротко. ФНС рекомендует подготовить квалифицированную электронную подпись, оформить машиночитаемую доверенность для сотрудников и подключиться к аккредитованному оператору ИС ЭПД. До рабочего запуска полезно пройти тестовый маршрут всеми ролями.
Кто подписывает
Для руководителя организации или индивидуального предпринимателя используется квалифицированная электронная подпись. Если документ подписывает сотрудник, ФНС указывает на связку КЭП сотрудника и машиночитаемой доверенности. Внутри компании стоит заранее сопоставить роли: кто создаёт документ, кто подписывает, кто принимает и кто исправляет ошибки.
Что делает оператор
Оператор ИС ЭПД обеспечивает обмен документами между участниками и их передачу в ГИС ЭПД. Он не заменяет внутренний контроль: компания по-прежнему отвечает за корректность реквизитов, полномочия подписанта и соответствие документа конкретной перевозке.
Тест до рабочего рейса
- Выберите тип документа и один обезличенный сценарий перевозки.
- Проверьте сертификаты КЭП и срок их действия.
- Убедитесь, что МЧД видна системе и соответствует роли сотрудника.
- Создайте документ, передайте его всем участникам и завершите цепочку подписей.
- Сохраните идентификатор, статусы и время каждого этапа.
- Проверьте, что бухгалтерия и логистика одинаково видят итоговый статус.
Контроль после запуска
Для каждого рейса полезно хранить минимальный набор подтверждённых фактов: идентификатор документа, участников, текущий статус, даты подписания и связь с заявкой. Если статус незавершён, срок оплаты нельзя считать подтверждённым только по локальной копии файла.
Официальные источники
Автор: команда EarlyGo. Материал основан на разъяснениях ФНС и не является индивидуальной юридической консультацией.